ANALISIS PEGAWAI Anda! Untuk Pendelegasian...

Dear All,

Seni Mendelegasikan Tugas, memang tidak mudah untuk dipelajari dan diterapkan. Tetapi itu merupakan bentuk KETRAMPILAN MANAJEMEN yang VITAL. Jika Anda melakukannya dengan benar, maka Anda akan meningkatkan moral pegawai atau bawahan Anda, dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, dan akan meringankan beban kerja Anda sendiri.

Anda harus tahu membedakan antara pekerjaan mendesak, dan pekerjaan yang kurang mendesak tetapi lebih penting untuk Anda kerjakan. Manfaatkanlah waktu lebih banyak pada tugas penting daripada yang sepele!

Cobalah mempertanyakan kepada diri Anda sendiri, bagaimana Anda bisa memutuskan apa dan berapa banyak tugas yang akan Anda delegasikan kepada pegawai atau bawahan Anda, misalnya seperti di bawah ini:

• Seberapa penting keputusan itu? Apakah taruhannya sedemikian besar, sehingga suatu kesalahan tidak diperkenankan? Jika demikian, maka mungkin persoalannya tidak dapat didelegasikan.


• Walaupun Anda lebih kompeten daripada pegawai atau bawahan Anda, apakah Anda lebih dekat dengan masalahnya? Apakah keputusan Anda memang berpeluang menjadi yang lebih benar?


• Apakah kegagalan Anda untuk mendelegasikan berarti Anda tidak cukup memberi perhatian kepada bagian pekerjaan lain yang lebih penting?


• Apakah kegagalan Anda untuk mendelegasikan berarti Anda tidak mengembangkan pegawai atau bawahan Anda? Apakah mereka mampu untuk dikembangkan? Jika tidak, apakah mereka dapat dipindahkan atau digantikan?


• Apakah yang sebenarnya Anda harapkan, dipandang dari sisi manajemen Anda, atau dari sudut pandang Anda sebagai owner perusahaan? Apakah penilaiannya diutamakan pada hasil, sehingga keputusan Anda harus yang benar? Apakah ada keinginan dan harapan untuk mengembangkan pegawai atau bawahan Anda?

Penting untuk Anda ketahui, persyaratan utama untuk pendelegasian efektif adalah Anda harus memiliki inventarisasi lengkap dari kemampuan, ketrampilan, kualifikasi, pengalaman, bakat khusus, minat, motivasi, sikap, potensi, maupun keterbatasan pegawai atau bawahan Anda.

Dengan membuat ANALISIS seperti itu, termasuk juga mengadakan pertemuan dengan pegawai atau bawahan Anda, untuk mendapatkan perkiraan kemampuan mereka dan aspirasi mereka, maka Anda bisa menentukan, kepada siapa tugas itu segera didelegasikan, dan siapa yang masih memerlukan bimbingan dan pelatihan lebih lanjut.

Di bawah ini ini ada beberapa cara untuk mempermudah pendelegasian bagi semua yang terlibat, sebagai berikut:

• Anda harus sepakat lebih dulu tentang pekerjaan yang hendak di delegasikan. Ambillah semua inisiatif yang dapat Anda ambil, tanpa mengurangi hak orang lain. Jangan mendefinisikan pekerjaan terlalu sempit, karena itu akan membatasi Anda.


• Pastikan bahwa pegawai / bawahan Anda mengerti apa yang Anda harapkan dari mereka. Beritahu mereka tentang wewenang untuk diri Anda. Buatlah daftar dari pokok pembicaraan, sehingga itu akan sangat membantu sebelum Anda mulai bertindak.


• Siapkan kebijakan tertulis bagi pegawai / bawahan Anda, yang dapat mereka gunakan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan. Buatlah seperangkat kebijakan yang disusun dengan baik, dan dimengerti dengan jelas, memperkenankan mereka mengambil keputusan dan bertindak dengan penuh kepercayaan.


• Anda harus bersikap rendah hati untuk mau mengakui bahwa orang lain mungkin dapat melakukan pekerjaan itu sama baik kualitasnya dengan Anda. Tidak benar jika Anda merasa, bahwa hanya Anda lah satu-satunya orang di perusahaan yang paling pintar, meskipun Anda itu owner atau pimpinan perusahaan.


• Aturlah, agar pegawai / bawahan yang memperoleh delegasi langsung bertanggung jawab kepada Anda. Hal ini akan memudahkan komunikasi, membuat keputusan dengan cepat, dan memberlakukan kendali.


• Buatlah agar mereka ini bertanggung jawab atas hasil yang dicapai dan bukan kegiatannya! Jika hasil yang diharapkan sudah dijelaskan, maka pegawai / bawahan Anda semestinya dapat memilih metode yang akan digunakannya untuk mencapainya.


• Berikan imbalan kepada mereka yang sudah menyelesaikan sesuatu tugas dengan baik. Mereka akan menerima tanggung jawab dan berpartisipasi aktif untuk mencapai sasaran, jika mereka yang merasa bahwa hanya yang berkinerja baguslah, yang akan memperoleh imbalan setimpal dari Anda. Dan ingatlah, sebaiknya imbalan atas sesuatu hasil yang baik, seharusnya lebih besar daripada hukuman untuk sesuatu kesalahan.

Pendelegasian yang efektif memerlukan kesabaran dan penanaman waktu pada awalnya. Janganlah pendelegasian ini dipandang sebagai kesempatan untuk melepaskan pekerjaan yang tidak menyenangkan.

Juga merupakan kesalahan besar untuk mendelegasikan terlalu banyak pekerjaan tanpa arti, terutama selama waktu Anda tidak terlalu sibuk. Sikap pendelegasian seperti itu dapat membuat pegawai / bawahan Anda menganggap semua pendelegasian tugas di masa datang sebagai hal yang tidak penting.

Secara ideal, pendelegasian semestinya membantu pegawai / bawahan tidak saja untuk mengembangkan ketrampilannya, tetapi juga daya penilaiannya. Mereka harus mengerti keputusan seperti apa yang boleh mereka buat. Jika wewenangnya untuk membuat keputusan terlalu terbatas, maka itu akan menumbuhkan rasa tidak percaya diri atas kemampuannya untuk menangani tanggung jawab. PENDELEGASIAN yang EFEKTIF, itu mencakup HAK untuk MEMBUAT KEPUTUSAN dan KESALAHAN.

Salam Luar Biasa Prima!

Wuryanano

http://wuryanano.com/